Estás preparado para la Contabilidad Electrónica?

Pues como dice el refrán, find “no hay fecha que no se llegue ni plazo que no se cumpla”, check puesto que estamos a menos de un mes para empezar a cumplir con esta obligación, en esta ocasión hablaremos de la Contabilidad Electrónica.

Con fundamento en el numeral 28 fracción III del CFF y 34 de su Reglamento, todos los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta “Mis cuentas” deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contenga la siguiente información:

I. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; a éste se le agregará un campo con el código agrupador del SAT publicado en su página de Internet. El catálogo debe contener la totalidad de las cuentas que utilice el contribuyente a todos los niveles.

II. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas adicionales, así como sus subcuentas; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados.

III. Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los comprobantes fiscales digitales por Internet que soporten la operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste.

Una vez que el contribuyente haya cumplido con los requerimientos de la información anterior, se procederá a presentarla mensualmente tal como se menciona a continuación:

I. El catálogo de cuentas, por única vez en el primer envío y cada vez que dicho catálogo sea modificado.

II. De forma mensual, en el mes inmediato posterior al que correspondan los datos, conforme a lo siguiente:

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El archivo correspondiente a la información del cierre del ejercicio, en la que se incluyen los ajustes para efectos fiscales:

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En caso de que los archivos contengan inconsistencias, se enviará por parte de la autoridad, un aviso por medio del Buzón Tributario para que, dentro del plazo de 3 días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación del referido aviso, el contribuyente corrija dicha situación y los envíe. En caso de no enviar los archivos corregidos dentro del citado plazo, se tendrán por no presentados.

En el caso de que por alguna razón el contribuyente modifique posteriormente los archivos ya enviados, se efectuará la sustitución de éstos, a través del envío de los nuevos archivos, lo cual se debe realizar dentro de los 3 días hábiles posteriores a cuando tenga lugar la modificación de la información por parte del contribuyente.

Los contribuyentes que se encuentren en zonas donde no puedan acceder a los servicios de internet, o bien, en el caso de que el servicio de recepción de información contable en el Buzón Tributario no esté disponible o por el tamaño del archivo no sea posible enviarlo por este medio, los contribuyentes deberán entregar la información a que se refiere la presente regla en la Administración Local de Auditoría Fiscal adscrita a la circunscripción territorial de su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como discos compactos, DVD o memorias flash, en los plazos señalados anteriormente.

A requerimiento de la autoridades.

Para los efectos de lo previsto en el artículo 30-A del CFF, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, cuando les sea requerida la información contable sobre sus pólizas dentro del ejercicio de facultades de comprobación a que se refieren los artículos 22 noveno párrafo y 42 fracciones II, III, IV o IX, ambos del CFF, o cuando ésta se solicite como requisito en la presentación de solicitudes de devolución o compensaciones que se apliquen de conformidad con lo dispuesto en los artículos 22 ó 23 del CFF respectivamente, o se requiera en términos del sexto párrafo del artículo 22 del CFF, el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el archivo electrónico, así como el acuse o acuses de recepción correspondientes a la entrega de la información al mismo periodo.

En caso de que el contribuyente no cuente con el acuse o acuses de entrega de información deberá entregarla por medio del Buzón Tributario.

Transitorio

Lo referente a Informar o en caso de que las autoridades soliciten información, resultará aplicable para las personas morales a partir del mes de julio de 2014; no obstante lo anterior, la información mensual correspondiente a los meses de julio a diciembre del 2014 se deberá enviar en los siguientes términos:

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En el caso de que la autoridad solicite información contable sobre pólizas correspondiente a alguno de los meses de julio a diciembre del 2014, la fecha de entrega será de acuerdo a las establecidas en el cuadro anterior para las balanzas de comprobación.

Ahora bien, la información correspondiente a los meses del ejercicio 2015 las personas físicas y morales la enviarán conforme a los plazos establecidos, es decir mensualmente.

Nota. La información antes mencionada esta pendiente de que se publique en el Diario Oficial de la Federación, sin embargo consideramos que es muy probable que así quede. Se confirmara cualquier cambio que pudiera existir en tanto quede publicada.

En conclusión, es importante hacer un análisis a los sistemas contables que manejamos en cada una de nuestras empresas, y poder identificar si nuestro sistema está preparado o no.

Además consideramos necesario, evaluar los procedimientos internos para el flujo de la información contable y fiscal, pues como podemos ver hay plazos que debemos cumplir, lo que implica involucrar a los diferentes departamentos (compras, ventas, facturación, almacén, pagos, etc.), es importante que todos estos departamentos estén debidamente coordinados, pues difícilmente se cumplirá correctamente con esta información.

Otro punto importante a considerar es el revisar y hacer el cambio del correo de los contribuyentes ante el SAT, pues muchas de las veces se tienen los correos de personas que ya no existen en la empresa. Para ello consideramos deben elegir a un encargado responsable de esta información, pues es importante estar revisando el Buzón Tributario diariamente.

 

C.P. Francisco Lucio

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