El inventario es uno de los rubros más importantes para las empresas comercializadoras y productoras, troche sin ello no es posible realizar la venta o el procesamiento del mismo.

Según la NIF-4 “Inventarios” aprobado por el CINIF (Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera, healing A. C.) define a los inventarios como activos no monetarios sobre los cuales la entidad, es decir la compañía,  ya tiene los riesgos y beneficios de que fueron adquiridos y mantenidos para su venta en el curso normal de las operaciones, se encuentran en proceso de producción para la venta como producto terminado o se encuentran en forma de materiales para ser consumidos en el proceso productivo o en la prestación de servicios.

Conocer los inventarios conlleva a saber el costo de lo vendido y como consecuencia los resultados del ejercicio.

Por la importancia anterior, es necesario tener control sobre los mismos, es decir, saber cuánto ingresa, cuánto se vende, y cuánto se encuentra disponible a una fecha dada; la forma de cómo se valúa la entrada, la salida y el disponible.

Las empresas  determinan su situación financiera y los resultados de sus operaciones en periodos convencionales de tiempo con el fin de que le sean útiles para la toma de decisiones a todos los interesados. El conocer cómo se encuentran sus inventarios es de suma importancia para contribuir a esa toma de decisiones.

Por lo anterior, las compañías, con el fin de conocer, asegurarse de cuánto disponen de productos para la venta o el procesamiento, deben practicar tomas físicas a los inventarios de manera periódica y principalmente al final del periodo que por lo regular es anual y de manera específica el último día de operaciones, es decir al final de diciembre.

Las leyes fiscales, también hacen referencia a la importancia de practicar la toma física del inventario al mencionar que es una obligación que deben cumplir las compañías y menciona además, que si no se pudiera realizar a la fecha que termine el ejercicio, debe anticiparse hasta el último día del mes anterior a la fecha que termine el ejercicio. Si se opta por este último, debe realizar la corrección respectiva para determinar el saldo a la fecha de la terminación del ejercicio.

Dada la importancia de conocer el inventario real, a continuación se mencionan, la forma conveniente para realizar la toma física de inventarios con el fin que la compañía se asegure de su correcta existencia, integración y valuación.

Preparación del inventario

Se debe designar un líder para la organización del inventarios, las cuales, entre otras funciones, será de señalar la fecha del inventario considerando la fecha de cierre contable, días con mayor número de entradas y salidas, visitas de control interno, actividades de capacitación del personal, entre otros.

Una vez fijada la fecha, el líder debe comunicar a toda la organización de la toma física y mencionar las personas que participarán, así como a sus clientes y proveedores deben estar informados de las fechas límites de recibo y despacho de mercancías.

El líder debe asegurarse que la bodega se encuentra en orden, que tiene la limpieza necesaria, existan las marcaciones de rutas de evacuación  y que los elementos de medición se encuentren perfectamente calibrados.

Se debe asegurar que los productos a inventariar sean identificables teniendo los stickers o códigos de barras, estén separados los productos no inventariables del resto, así como los que corresponden de terceros, obsoletos o dañados.

Las personas que participarán en el inventario deben contar con los equipos de seguridad necesarios tales como lentes, cascos, botas, etc.

Instructivo para la toma física

Es muy importante contar con un instructivo de tal modo que sea entendible y lo suficientemente claro para todos los participantes. Especificar: – Participantes. – Capacitación para la toma física del inventario. – Horario del inventario. – Responsabilidades de los participantes y de la mesa de control. Las personas que se encuentran en la mesa de control les corresponde realizar el corte de forma, tener el inventario antes de la toma física, validar la realización de los segundos o terceros conteos, coordinar el reporte de diferencias. Las personas de la mesa de control no deben tener relación con la administración y custodia de los inventarios. – Asignación de los grupos de conteo.

Durante el inventario

Se debe confirmar la asistencia de los participantes, realizar la entrega de los elementos de conteo y equipos de seguridad. Se debe verificar la correcta distribución de los grupos de conteo, validar que no se realice ningún movimiento tanto en el sistema como en físico durante el conteo, generar reporte de existencias antes del iniciar el conteo, confirmar el corte de documentos.

Después de la realización del inventario

El ingreso de los resultados de los grupos de conteo debe hacerse a través de la mesa de control, una vez ingresado se debe generar reporte de diferencias presentadas entre los saldos físicos y los del sistema. Teniendo las diferencias, se deben realizar las aclaraciones correspondientes investigando las causas y, en caso de que se proceda, realizar ajuste por las diferencias; se debe solicitar autorización por el nivel jerárquico superior adecuado.

Todos los ajustes deben estar debidamente soportados y autorizados.

Se debe preparar la conciliación entre el módulo de inventarios y los libros contables y determinar sus implicaciones en los estados financieros.

Siguiendo la metodología señalada se logrará tener confianza en los resultados de la toma física de los inventarios.

 

C.P.C. Florentino Anastasio Santiago